Ein Projekt ist abgeschlossen, wenn die Beteiligten fertig sind. Ein Archiv ist erst brauchbar, wenn jemand die Ergebnisse später noch verstehen und öffnen kann. Zwischen diesen beiden Zuständen liegt ein kurzer Übergabeschritt: Dateien ordnen, Abhängigkeiten sichern und den letzten Stand erklären. Dafür ist kein großes Archivsystem nötig, wohl aber eine bewusste Auswahl dessen, was tatsächlich erhalten bleiben soll.

Den Abschlussstand festhalten

Legen Sie die zuletzt freigegebenen Ergebnisse in einen erkennbaren Bereich. Notieren Sie den Projektzweck, das Abschlussdatum und offene Punkte. Wenn ein Entwurf bewusst nicht umgesetzt wurde, muss er nicht wie ein endgültiges Ergebnis aussehen. Eine kurze Erklärung verhindert, dass eine spätere Person aus veralteten Varianten falsche Schlüsse zieht.

Bewahren Sie bearbeitbare Quelldateien auf, sofern Änderungen oder Wiederverwendung absehbar sind. Ergänzen Sie eine leicht lesbare Ausgabe wie PDF oder ein verbreitetes Bildformat, wenn die Quelle eine spezielle Anwendung benötigt. Die Anzeigeversion ersetzt die Quelle nicht, macht den Inhalt aber auch ohne diese Anwendung verständlich.

Abhängigkeiten mitnehmen

Eine Layoutdatei kann auf Bilder außerhalb des Projektordners verweisen. Eine Tabelle kann Werte aus einer anderen Arbeitsmappe beziehen. Prüfen Sie solche Verknüpfungen vor dem Archivieren und verwenden Sie die Sammel- oder Paketfunktion der Anwendung, sofern vorhanden. Beachten Sie dabei, welche Bestandteile Sie überhaupt weitergeben oder vervielfältigen dürfen.

Dokumentieren Sie benötigte Programme und wesentliche Einstellungen, aber speichern Sie keine Zugangspasswörter in einer offenen Archivnotiz. Für geschützte Ressourcen genügt ein Hinweis auf die zuständige Person oder den geregelten Zugang. Ein Archiv soll den Zusammenhang erklären, ohne neue unkontrollierte Kopien sensibler Informationen zu erzeugen.

Eine nachvollziehbare Auswahl treffen

Ein Archiv muss nicht sämtliche automatisch erzeugten Vorschaudateien oder jeden fehlgeschlagenen Export behalten. Entscheiden Sie anhand der späteren Verwendung, welche Bestandteile benötigt werden. Eine abgelehnte Entwurfsfassung kann wertvoll sein, wenn sie eine wichtige Entscheidung erklärt. Zehn identische Downloads derselben freigegebenen Datei tragen dagegen gewöhnlich wenig zum Verständnis bei.

Treffen Sie diese Auswahl vor der endgültigen Archivierung an einer kontrollierten Arbeitskopie. Kennzeichnen Sie unklare Bestandteile zur Prüfung, statt ihre Bedeutung zu erraten. Bewahren Sie den ursprünglichen Bestand so lange, bis das Archiv überprüft wurde. Ein kleinerer Bestand ist nur dann besser, wenn die für Verständnis und Wiederverwendung nötigen Informationen erhalten bleiben.

Aus einer Kopie öffnen

Kopieren Sie den fertigen Bestand an seinen vorgesehenen Archivort und öffnen Sie repräsentative Dateien von dort. Ein erfolgreiches Öffnen am bisherigen Arbeitsplatz kann fehlende Bestandteile verdecken, weil sie dort noch verfügbar sind. Prüfen Sie außerdem, ob große Dateien vollständig übertragen wurden und Ordnernamen verständlich geblieben sind.

Ein Archiv auf nur einem Laufwerk ist weiterhin ein einzelner Ausfallpunkt. Nehmen Sie es in die Sicherung auf und planen Sie gelegentliche Lesetests. Aufbewahrungs- und Löschentscheidungen richten sich nach dem tatsächlichen Zweck und gegebenenfalls geltenden Vorgaben; unbegrenzt alles zu behalten ist keine automatische Verbesserung.