Das fertige Plakat ist nur ein Teil eines Gestaltungsprojekts. Für eine spätere Neuauflage werden vielleicht die Quelldatei, Bilder, Schriftinformationen und die Entscheidung über eine verworfene Variante gebraucht. Ein kreatives Archiv sollte deshalb sowohl das sichtbare Ergebnis als auch seine wesentlichen Voraussetzungen erklären. Nicht jeder Zwischenschritt muss dauerhaft bleiben, aber die Auswahl sollte bewusst und nachvollziehbar sein.
Vom nächsten möglichen Auftrag ausgehen
Überlegen Sie, welche Frage in einem Jahr wahrscheinlich auftaucht. Soll lediglich das fertige Motiv erneut gezeigt werden, reicht eine gute Anzeigeausgabe möglicherweise aus. Soll der Termin geändert oder das Format angepasst werden, benötigen Sie bearbeitbare Quellen und zugehörige Materialien. Diese erwartete Wiederverwendung bestimmt den Umfang der Ablage.
Trennen Sie freigegebene Ergebnisse von Entwürfen, ohne interessante Varianten zwangsläufig zu löschen. Eine kurze Kennzeichnung wie nicht umgesetzt erklärt deren Status. Bewahren Sie wichtige Entscheidungen in einer knappen Projektnotiz auf. Sonst muss die nächste Person aus Dateinamen und Änderungsdaten erraten, warum eine bestimmte Gestaltung gewählt wurde.
Materialien und Nutzungsbedingungen verbinden
Halten Sie fest, woher wesentliche Bilder, Grafiken oder andere Fremdmaterialien stammen und welche Unterlagen ihre Nutzung erklären. Das bedeutet nicht, jede allgemeine Programmfunktion zu dokumentieren. Entscheidend sind die Bestandteile, bei denen spätere Verwendung oder Weitergabe von einer bestimmten Erlaubnis abhängen kann.
Schriften und Plug-ins lassen sich nicht immer ohne Weiteres mit einem Projekt weiterreichen. Dokumentieren Sie die benötigten Produkte und Versionen, soweit relevant, und prüfen Sie die erlaubte Weitergabe. Ein funktionierendes Paket auf Ihrem Computer beweist nicht, dass dieselben Rechte und Voraussetzungen bei einem anderen Bearbeiter vorliegen.
Abhängigkeiten außerhalb des Arbeitsplatzes testen
Nutzen Sie vorhandene Paketfunktionen, um verknüpfte Medien zusammenzustellen. Öffnen Sie eine Kopie des Archivs an einem getrennten Ort und kontrollieren Sie fehlende Bilder, veränderte Umbrüche oder Ersatzschriften. Bei Audio und Video gehören benötigte Medien und eine abspielbare Endausgabe ebenfalls zur Prüfung.
Eine rein visuelle Kontrolle ist wichtig, aber nicht immer vollständig. Prüfen Sie, ob spätere Bearbeitungen tatsächlich möglich sind. Eine flach exportierte Grafik kann perfekt aussehen, obwohl Text und Ebenen nicht mehr getrennt bearbeitbar sind. Bewahren Sie daher die geeignete Quelle zusätzlich zum lesbaren oder abspielbaren Ergebnis auf.
Das Archiv als Bestand pflegen
Benennen Sie den Archivordner nach Projekt und Abschlussstand und ergänzen Sie eine kurze Startdatei. Darin stehen Zweck, zentrale Dateien, benötigte Anwendungen und offene Einschränkungen. Speichern Sie keine geheimen Zugangsdaten in dieser allgemeinen Beschreibung. Verweisen Sie bei geschützten Ressourcen auf den geregelten Zugangsweg.
Nehmen Sie das Archiv in eine unabhängige Sicherung auf und öffnen Sie bei späteren Überprüfungen unterschiedliche Dateitypen. Wenn eine wichtige Anwendung abgelöst wird, prüfen Sie rechtzeitig mögliche Exporte. Ein kreatives Archiv ist kein einmal gepackter ZIP-Anhang, sondern ein Bestand, dessen Lesbarkeit und Zusammenhang gelegentlich kontrolliert werden müssen.