Eine App wurde für ein einzelnes Projekt abonniert, ein anderer Dienst kam über eine Testphase hinzu. Monate später ist oft nicht mehr klar, welche Leistungen tatsächlich gebraucht werden und wo ihre Abrechnung verwaltet wird. Eine geordnete Durchsicht verbindet deshalb drei Fragen: Wird der Dienst genutzt, was passiert bei der nächsten Verlängerung und welche Daten müssen vor einer Änderung gesichert werden?
Die tatsächlichen Buchungen zusammenführen
Beginnen Sie mit vorhandenen Abrechnungen und den Abonnementübersichten Ihrer Konten. Notieren Sie Dienst, verwendete E-Mail-Adresse, Abrechnungsweg und nächsten bekannten Termin. Ein direkt beim Anbieter abgeschlossenes Abonnement kann anders verwaltet werden als eines aus einem App-Store. Der Name auf einer Abrechnung stimmt außerdem nicht immer mit dem Namen der Anwendung überein. Prüfen Sie unklare Einträge beim jeweiligen Anbieter, statt einen ähnlichen Namen voreilig zuzuordnen.
Tragen Sie nur Angaben zusammen, die Sie für die Entscheidung benötigen. Vollständige Kartennummern oder Passwörter gehören nicht in eine allgemeine Übersicht. Falls mehrere Personen einen Dienst nutzen, fragen Sie nach, bevor Sie ihn als ungenutzt markieren. Eine Anwendung kann auf Ihrem eigenen Gerät kaum geöffnet werden und trotzdem für gemeinsame Dateien oder eine andere Person wichtig sein.
Den Nutzen an konkreten Aufgaben prüfen
Fragen Sie, welche Aufgabe der Dienst in letzter Zeit erfüllt hat und wann er voraussichtlich wieder gebraucht wird. Ein selten genutztes Werkzeug kann für eine gelegentliche wichtige Aufgabe sinnvoll sein. Umgekehrt bedeutet eine tägliche Benachrichtigung nicht, dass die Leistung gebraucht wird. Vergleichen Sie den tatsächlichen Bedarf mit dem gebuchten Umfang und prüfen Sie mögliche Änderungen nur anhand der aktuellen Bedingungen des Anbieters.
Bevor Sie eine Kündigung oder Tarifänderung vornehmen, prüfen Sie Dateizugriff, Speichergrenzen und Exportmöglichkeiten. Laden Sie benötigte Inhalte herunter und öffnen Sie eine Stichprobe außerhalb des Dienstes. Ein vorhandener Export sollte nicht erst nach dem Verlust des Zugangs getestet werden. Bei gemeinsam genutzten Projekten müssen außerdem Zuständigkeiten und Links geprüft werden, damit andere nicht unerwartet vor gesperrten Dateien stehen.
Den Abschluss nachvollziehbar festhalten
Folgen Sie dem für Ihre Buchung vorgesehenen Änderungs- oder Kündigungsweg. Das Löschen einer App beendet nicht zwangsläufig das Abonnement. Bewahren Sie die Bestätigung und das genannte Enddatum auf und prüfen Sie, ob sich die nächste Abrechnung erwartungsgemäß verhält. Die FTC weist bei Testphasen und wiederkehrenden Abonnements auf die Bedeutung von Verlängerungsbedingungen und Abrechnungskontrolle hin.
Setzen Sie für bewusst weitergeführte Dienste einen sinnvollen erneuten Prüfanlass, beispielsweise vor einem bekannten Verlängerungstermin oder nach dem Ende des zugehörigen Projekts. Die Übersicht muss nicht täglich gepflegt werden. Sie sollte aber die Entscheidung und deren Datum erkennen lassen, damit dieselbe unklare Buchung bei der nächsten Runde nicht wieder von vorn recherchiert werden muss.