Ein erfolgreicher Export bedeutet zunächst nur, dass eine Datei erstellt wurde. Ob sich darin Notizen, Bilder, Anhänge und Verknüpfungen sinnvoll weiterverwenden lassen, zeigt erst der Import in die neue Anwendung. Verschieben Sie deshalb nicht sofort die gesamte Sammlung. Ein kleiner Probelauf macht Unterschiede sichtbar, solange das alte System noch vollständig verfügbar ist.
Eine aussagekräftige Stichprobe zusammenstellen
Wählen Sie nicht nur die einfachste Textnotiz. Nehmen Sie zusätzlich eine Notiz mit Bild, eine mit Anhang, eine längere gegliederte Seite und eine mit internen Verweisen. Wenn Sie Kontrollkästchen, Schlagwörter oder handschriftliche Inhalte verwenden, gehören auch diese in die Stichprobe. Notieren Sie, welche Eigenschaften für Ihre Arbeit unverzichtbar sind.
Prüfen Sie in den Herstellerinformationen, welche Exportformate angeboten werden und welche davon das Zielprogramm importieren kann. Ein Format zum Lesen ist nicht automatisch ein vollständiges Austauschformat. Google Keep bietet beispielsweise einen Datenexport an; daraus folgt nicht, dass jede andere Notiz-App alle enthaltenen Eigenschaften unmittelbar übernimmt.
Inhalt und Beziehungen vergleichen
Öffnen Sie nach dem Import dieselben Beispielnotizen in beiden Anwendungen. Vergleichen Sie Titel, Absatzreihenfolge, Bilder, Dateianhänge und Datumsangaben. Interne Verweise können weiterhin auf die alte Anwendung zeigen. Eine sichtbare Verknüpfung ist deshalb noch kein Nachweis, dass der Zielinhalt ebenfalls übertragen wurde.
Suchen Sie nach einem ungewöhnlichen Begriff aus einer importierten Notiz. So prüfen Sie, ob der Inhalt tatsächlich durchsuchbar ist oder nur als Bild angekommen ist. Testen Sie auch einen Anhang, der außerhalb des Notizprogramms geöffnet werden muss. Falls die Sammlung vertrauliche Informationen enthält, prüfen Sie vor dem Import die Freigaben und Speicherorte des neuen Kontos.
Den Wechsel nachvollziehbar durchführen
Legen Sie einen Zeitpunkt fest, ab dem neue Notizen nur noch im Zielsystem entstehen. Andernfalls wachsen zwei unterschiedliche Sammlungen, deren spätere Zusammenführung schwer zu kontrollieren ist. Bewahren Sie den ursprünglichen Export unverändert auf und dokumentieren Sie bekannte Verluste, etwa nicht übernommene Schlagwörter.
Löschen Sie die alte Sammlung erst, wenn wichtige Inhalte überprüft sind und eine eigenständige Sicherung existiert. Bei wenigen problematischen Notizen kann eine manuelle Übertragung sinnvoller sein als ein komplizierter Konverter. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Informationen wiederfinden und nutzen können; eine identische optische Darstellung ist dafür nicht immer erforderlich.