Eine Folie, die auf dem eigenen großen Monitor übersichtlich wirkt, kann im Videokonferenzfenster kaum lesbar sein. Teilnehmer sehen neben der Präsentation vielleicht noch Personen, Chat und Untertitel. Planen Sie deshalb nicht nur für die volle Bildschirmfläche. Entscheidend ist die kleinste Ansicht, in der eine Person Ihrer Erklärung noch folgen können soll.
Die Aussage vor die Menge stellen
Formulieren Sie für jede Folie eine zentrale Aussage. Wenn drei unterschiedliche Fragen beantwortet werden, teilen Sie den Inhalt auf. Eine einzelne Aussage darf durchaus mehrere Belege haben; sie braucht jedoch keine vollständige Protokollseite daneben. Ausführliche Zahlen können in einem ergänzenden Dokument stehen, auf das die Folie eindeutig verweist.
Bei einem Prozessdiagramm reichen während des Vortrags oft der aktuelle Schritt, sein Eingang und sein Ergebnis. Zeigen Sie die gesamte Prozesslandkarte vorher kurz zur Orientierung und anschließend einen vergrößerten Ausschnitt. So bleibt der Zusammenhang erkennbar, ohne dass die Beschriftung auf jeder Folie winzig werden muss.
In der tatsächlichen Größe arbeiten
Verkleinern Sie die Präsentation auf ungefähr die Größe, die sie in einem geteilten Konferenzfenster einnimmt. Können Sie die Achsenbeschriftung eines Diagramms noch lesen? Ist der Hinweis unter einem Screenshot wichtig, muss er auch in dieser Ansicht lesbar bleiben. Eine feste Mindestschriftgröße allein löst das Problem nicht, weil Schriftart, Kontrast und Platzierung ebenfalls wirken.
Beschneiden Sie Screenshots auf den relevanten Bereich. Lassen Sie genug Kontext stehen, damit der gezeigte Ausschnitt zugeordnet werden kann. Markieren Sie einen wichtigen Schalter dezent und erläutern Sie seine Funktion im gesprochenen Text. Vermeiden Sie mehrere lange Pfeile, die sich kreuzen oder kleine Beschriftungen verdecken.
Einen zweiten Zugang anbieten
Farben dürfen nicht die einzige Unterscheidung sein. Beschriften Sie Statuswerte zusätzlich, und geben Sie informativen Abbildungen passende Textbeschreibungen. Prüfen Sie die Lesereihenfolge mit den Möglichkeiten Ihres Präsentationsprogramms. Ein automatisch bestandener Barrierefreiheitscheck ersetzt die Kontrolle des Inhalts nicht.
Testen Sie zum Schluss eine exportierte Fassung auf einem Telefon oder in einem schmalen Fenster. Geht eine wichtige Aussage verloren, ändern Sie die Folie und nicht nur die Zoomempfehlung an das Publikum. Stellen Sie bei Bedarf eine lesbare Begleitfassung bereit, die Daten und Links enthält, während die Vortragsfolien auf die Erklärung ausgerichtet bleiben.