Auf einer Rechnung soll nur eine einzelne Position gezeigt werden, während Kundennummer und andere Angaben privat bleiben. Ein schwarzes Rechteck über den Text zu zeichnen wirkt überzeugend, kann aber den darunterliegenden Inhalt unverändert in der Datei lassen. Wer die Datei erhält, könnte ihn möglicherweise weiterhin markieren, suchen oder aus anderen Bestandteilen auslesen. Verwende für diese Aufgabe eine echte Schwärzungsfunktion und behandle die Ausgabe als neue, gesondert zu prüfende Datei.
Vor der Bearbeitung den Umfang bestimmen
Arbeite mit einer Kopie und liste die Angaben auf, die entfernt werden müssen. Suche nicht nur nach der auffälligen Nummer auf der ersten Seite. Namen, Kontaktdaten oder interne Vermerke können in Kopfzeilen, Anhängen, Kommentaren und wiederholten Fußzeilen vorkommen. Bei Scans können sowohl das sichtbare Bild als auch die OCR-Textschicht relevant sein.
Überlege auch, ob die verbleibenden Inhalte Rückschlüsse ermöglichen. Eine entfernte Namenszeile hilft wenig, wenn eine danebenstehende persönliche E-Mail-Adresse dieselbe Person bezeichnet. Welche Informationen erforderlich bleiben sollen, muss aus dem konkreten Freigabezweck hervorgehen. Für eine Preisfrage wird meist weniger Material benötigt als für eine vollständige interne Prüfung.
Markieren, anwenden und bereinigen
Eine Schwärzungsfunktion trennt häufig zwischen dem Markieren der betroffenen Stellen und dem endgültigen Anwenden. Prüfe vor dem Anwenden, ob alle vorgesehenen Bereiche und keine benötigten Inhalte markiert sind. Das bloße Setzen einer Markierung beendet den Vorgang nicht. Die genaue Bezeichnung der Befehle hängt vom Programm und dessen Version ab.
Nutze gegebenenfalls die angebotene Bereinigung versteckter Informationen. Sie kann etwa zusätzliche Metadaten, Kommentare oder andere nicht unmittelbar sichtbare Inhalte betreffen. Lies die Optionen, damit keine weiterhin benötigten Funktionen unbemerkt entfallen. Speichere die bereinigte Ausgabe unter einem klar unterscheidbaren Namen und halte das Original getrennt davon.
Lade vertrauliche Dokumente nicht unüberlegt in einen beliebigen kostenlosen Webdienst. Prüfe zuerst, wo die Verarbeitung stattfindet und ob diese Weitergabe zulässig ist. Wenn dein Werkzeug nur Zeichnen oder Hervorheben anbietet, ist damit noch keine verlässliche Schwärzungsfunktion nachgewiesen.
Die freizugebende Kopie erneut öffnen
Öffne die gespeicherte Ausgabe und suche nach mehreren entfernten Begriffen. Versuche außerdem, Text aus den geschwärzten Bereichen und ihrer Umgebung zu kopieren. Kontrolliere Dokumenteigenschaften, Kommentare und vorhandene Anlagen. Das sind sinnvolle Prüfungen, aber kein umfassender Sicherheitsnachweis für jede denkbare PDF-Struktur.
Bei besonders sensiblen Unterlagen sollte eine zweite Person oder ein dafür vorgesehener Freigabeprozess die Ausgabe prüfen. Sende anschließend ausschließlich die geprüfte Kopie, nicht zusätzlich die Quelldatei oder einen Ordner mit beiden Fassungen. Auch der Dateiname kann private Informationen enthalten und gehört deshalb zur abschließenden Kontrolle.