Ein Vertragstext oder Vereinsbrief sieht in der Ansicht ohne Markierungen fertig aus. Trotzdem können eingefügte und gelöschte Passagen weiterhin als nachverfolgte Änderungen gespeichert sein. Das Abschalten der Änderungsverfolgung beendet lediglich die Erfassung neuer Änderungen; vorhandene Vorschläge müssen weiterhin angenommen oder abgelehnt werden. Vor der Weitergabe ist deshalb eine inhaltliche Entscheidung nötig, nicht nur ein Wechsel der Anzeige.
Den gesamten Änderungsbestand sichtbar machen
Erstelle zuerst eine Arbeitskopie, wenn der bisherige Überarbeitungsverlauf erhalten bleiben muss. Wähle anschließend eine Ansicht, die alle relevanten Markierungen zeigt. Kontrolliere Filter für Bearbeiter und Änderungstypen. Wenn nur Änderungen einer bestimmten Person sichtbar sind, kann der Rest leicht übersehen werden.
Gehe die Änderungen der Reihe nach durch und lies jeweils den Zusammenhang. Eine gestrichene Zahl kann durch eine andere Zahl ersetzt worden sein; eine gelöschte Einschränkung kann dagegen die Aussage grundlegend verändern. Die Entscheidung lässt sich nicht zuverlässig aus der Farbe einer Markierung ableiten.
Wenn mehrere Beteiligte gegensätzliche Änderungen vorgenommen haben, kläre die beabsichtigte Endfassung außerhalb einer automatischen Sammelentscheidung. Für einen offiziellen Termin oder eine Leistungsbeschreibung ist ein kurzer Abgleich mit der verantwortlichen Person sinnvoller als ein unbesehenes „Alle annehmen“.
Änderungen und Kommentare getrennt behandeln
Nimm jede Änderung an oder lehne sie ab. Eine Sammelfunktion ist nur dann passend, wenn der gesamte betroffene Bestand bereits geprüft wurde. Kontrolliere anschließend erneut, ob noch Markierungen vorhanden sind. Das gilt auch für Kopfzeilen, Fußnoten oder andere Bereiche, die beim schnellen Durchblättern wenig Aufmerksamkeit bekommen.
Kommentare sind eine eigene Art von Rückmeldung. Das Annehmen einer Textänderung entfernt nicht automatisch alle dazugehörigen Gespräche. Prüfe diese separat und entscheide, ob sie abgeschlossen, aufbewahrt oder aus einer Weitergabekopie entfernt werden sollen.
Wenn der Text endgültig feststeht, beende die Änderungsverfolgung für weitere Bearbeitungen dieser Fassung. Achte dabei auf die Arbeitsvereinbarung: Bei einer weiteren Prüfrunde kann die Verfolgung gerade erwünscht sein. „Fertig zum Lesen“ und „bereit für die nächste Überarbeitung“ sind unterschiedliche Übergaben.
Die tatsächliche Ausgabedatei prüfen
Speichere die bereinigte Fassung, schließe sie und öffne genau diese Datei erneut. Lies schwierige Absätze ohne Markierungen, weil nach dem Annehmen oder Ablehnen doppelte Wörter oder fehlende Übergänge sichtbar werden können. Kontrolliere außerdem, ob der Dateiname die richtige Version bezeichnet.
Falls du ein PDF erzeugst, prüfe die Exportoptionen und die fertige Ausgabe. Ein Export kann je nach Einstellung auch Markierungen enthalten; die bloße Dateiendung ist kein Beleg für eine bereinigte Fassung. Bei sensiblen Inhalten gehören auch Dokumenteigenschaften und weitere versteckte Informationen in die Prüfung. Versende anschließend nur die bewusst freigegebene Datei.