Eine vorhandene Präsentation spart Arbeit, wenn Aufbau oder Abbildungen zum neuen Anlass passen. Gleichzeitig können alte Kundennamen, Zahlen und interne Notizen unbemerkt mitwandern. Beginnen Sie mit einer Kopie und behandeln Sie jede übernommene Folie als Entwurf. Dass sie beim letzten Vortrag korrekt war, sagt noch nichts über den heutigen Einsatz aus.
Den Zweck erneut prüfen
Lesen Sie zunächst nur die Folientitel in ihrer Reihenfolge. Erzählen sie die Geschichte des neuen Vortrags oder lediglich die des alten Projekts? Entfernen Sie Folien, die keine aktuelle Frage beantworten. Ändern Sie nicht nur das Deckblatt, während Beispiele und Schlussfolgerungen weiterhin auf eine andere Zielgruppe zugeschnitten bleiben.
Kennzeichnen Sie Zahlen mit Zeitraum und Quelle. Eine frühere Prognose darf nicht durch einen neuen Dateinamen wie ein aktuelles Ergebnis wirken. Für ein Schulungsbeispiel können alte Daten sinnvoll sein, wenn sie ausdrücklich als Beispiel erkennbar sind. Ersetzen Sie organisationsbezogene Abkürzungen durch verständliche Begriffe oder erklären Sie diese beim ersten Auftreten.
Außerhalb der sichtbaren Folie suchen
Prüfen Sie Notizbereiche, Kommentare und ausgeblendete Folien. Kontrollieren Sie außerdem Folienmaster, Fußzeilen und Hintergrundgrafiken. Ein Logo kann dort liegen, obwohl es auf der bearbeiteten Folie nicht direkt anwählbar ist. Auch verknüpfte Diagramme verdienen Aufmerksamkeit, weil sie auf Dateien aus einem anderen Projekt verweisen können.
Übernommene Screenshots können Kontonamen oder alte Bedienoberflächen zeigen. Verwenden Sie sie nur, wenn ihre Darstellung noch zum beschriebenen Ablauf passt. Schneiden Sie personenbezogene Angaben nicht bloß am sichtbaren Rand ab, wenn die Quelldatei weitergegeben wird. Erstellen Sie stattdessen eine bereinigte Abbildung und verwenden Sie diese in der Weitergabekopie.
Eine neue Fassung wirklich abschließen
Suchen Sie nach dem früheren Projektnamen, Datum und Namen beteiligter Personen. Eine Textsuche findet allerdings keine Wörter innerhalb von Bildern; die Sichtkontrolle bleibt notwendig. Testen Sie Links und eingebettete Medien und prüfen Sie, ob die Nutzungsrechte auch den neuen Verwendungszweck abdecken.
Exportieren Sie die fertige Fassung und lesen Sie diese noch einmal vom Anfang bis zum Ende. Achten Sie dabei auf Aussagen, die ohne die damalige mündliche Erklärung missverständlich werden. Eine kurze Versionsnotiz im Arbeitsordner hält fest, welche Teile aktualisiert wurden und welche Beispiele absichtlich historisch geblieben sind.