Ein externer Beteiligter erhält Zugang zu einem Projektordner. Monate später ist die Zusammenarbeit beendet, doch die Freigabe besteht weiter. Solche Reste entstehen leicht, wenn Zugänge nur beim Einrichten Aufmerksamkeit bekommen. Eine überschaubare Überprüfung beginnt nicht mit wahllosem Entfernen, sondern mit der Frage, wer für welche verbleibende Aufgabe noch Zugang braucht.
Eine kleine Übersicht mit Verantwortlichkeit führen
Für gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche sind Name des Bereichs, verantwortliche Person, zugelassene Gäste und Zweck der Zusammenarbeit hilfreich. Ergänzen Sie einen Anlass für die nächste Prüfung, etwa Projektabschluss oder Rollenwechsel. Eine genaue Liste aller jemals verschickten Dateien ist dafür nicht immer nötig. Entscheidend ist, dass jemand die noch offenen Freigaben beurteilen kann.
Unterscheiden Sie zwischen einer namentlichen Einladung, einer Gruppenzugehörigkeit und einem Link, den weitere Personen verwenden können. Diese Wege können gleichzeitig bestehen. Das Entfernen einer einzelnen Einladung schließt deshalb nicht zwingend jeden Zugang. Fragen Sie bei unklaren Gruppenrechten die Person, die diese verwaltet, statt eine scheinbar vollständige Prüfung zu dokumentieren.
Vom übergeordneten Bereich zur einzelnen Datei prüfen
Freigaben können aus einem übergeordneten Ordner oder Arbeitsbereich stammen. Google Drive beschreibt, wie sich Zugriffsänderungen und Ordnerberechtigungen auswirken. Lesen Sie die aktuelle Anleitung für das verwendete System und prüfen Sie die angezeigte Herkunft einer Berechtigung. Eine sichtbare Person an einer Datei lässt sich unter Umständen nur am übergeordneten Bereich sinnvoll verwalten.
Kontrollieren Sie anschließend besondere Ausnahmen: einzeln freigegebene Dokumente, zusätzliche Links und Dateien außerhalb des erwarteten Projektordners. Eine kleine Stichprobe kann Fehler aufdecken, ersetzt aber keine vollständige Prüfung, wenn diese erforderlich ist. Notieren Sie, welche Bereiche tatsächlich betrachtet wurden. So wird aus einer begrenzten Kontrolle keine unbegründete Aussage über alle Daten.
Änderungen gezielt durchführen und nachprüfen
Klären Sie vor dem Entzug, ob noch eine Übergabe oder Abnahme aussteht. Passen Sie Rechte auf den benötigten Umfang an und entfernen Sie nicht mehr erforderliche Freigaben. Verwenden Sie zur Kontrolle ein zulässiges Konto mit den betreffenden Rechten, nicht nur Ihre eigene Besitzeransicht. Prüfen Sie, ob andere Zugangswege bestehen bleiben.
Halten Sie Datum, Änderung und offene Fragen kurz fest. Bereits heruntergeladene Kopien werden durch eine Rechteänderung nicht automatisch gelöscht. Wo solche Kopien für die Zusammenarbeit relevant sind, braucht es eine getrennte Absprache zum Umgang damit. Beim nächsten Projekt lässt sich der Aufwand reduzieren, indem Zugangsvergabe und Abschluss von Anfang an gemeinsam geplant werden.