Das Projekt ist beendet, aber im gemeinsamen Bereich liegen noch Entwürfe, Entscheidungen und die einzige bearbeitbare Fassung des Ergebnisses. Ein vorschnelles Löschen kann spätere Arbeit erschweren; ein unveränderter offener Bereich lässt dagegen Zuständigkeiten und Zugriffe unklar. Ein geordneter Abschluss trennt deshalb die dauerhaft benötigten Ergebnisse von Material, das nur während der Bearbeitung sinnvoll war.
Ein Übergabepaket statt eines ungeprüften Gesamtordners
Benennen Sie die finale Fassung und die Dateien, die zu ihrer Weiterbearbeitung benötigt werden. Dazu können Quelldokumente, verwendete Vorlagen und kurze Hinweise zu Abhängigkeiten gehören. Eine exportierte PDF ist beispielsweise gut lesbar, ersetzt aber nicht immer die bearbeitbare Vorlage. Legen Sie außerdem fest, welche offenen Aufgaben nach Projektende weiterbestehen.
Eine kurze Startdatei kann erklären, wo das Ergebnis liegt, welche Version maßgeblich ist und wer Fragen übernimmt. Verweisen Sie auf vorhandene Entscheidungen, statt die gesamte Projektdiskussion erneut abzuschreiben. Prüfen Sie mit der empfangenden Person, ob sich die Dateien tatsächlich öffnen und die nötigen Bearbeitungen durchführen lassen. Ein Download ohne diese Kontrolle bestätigt noch keine erfolgreiche Übergabe.
Verantwortung ist mehr als ein verschobener Ordner
Prüfen Sie, welchem Konto die wichtigen Dateien gehören und ob dieses Konto bestehen bleibt. Eigentumsübertragung, Kopieren und Verschieben sind unterschiedliche Vorgänge. Google Drive erlaubt die Übertragung unter bestimmten Voraussetzungen; Kontotyp und Organisationsgrenzen können den Ablauf beeinflussen. Das Übertragen eines Ordners überträgt zudem nicht automatisch das Eigentum aller enthaltenen Dateien.
Gehen Sie daher nicht von einer erfolgreichen Übernahme aus, nur weil die neue Person den Ordner sehen kann. Kontrollieren Sie die entscheidenden Dateien und deren Bearbeitbarkeit. Wenn eine Übertragung nicht möglich ist, planen Sie einen geeigneten Export oder eine zulässige Kopie und prüfen Sie, welche Funktionen, Verknüpfungen oder Versionsinformationen dabei nicht mitkommen. Dokumentieren Sie diese Grenzen im Übergabetext.
Archivierung und Zugriff bewusst festlegen
Entscheiden Sie, wer das Archiv benötigt und wie lange einzelne Materialien für den festgelegten Zweck gebraucht werden. Bestehende Aufbewahrungsvorgaben müssen dabei berücksichtigt werden. Archivieren sollte eine nachvollziehbare Zustandsänderung sein, nicht nur ein neuer Ordnername bei unveränderten Schreibrechten.
Entfernen Sie nicht mehr benötigte Gastzugänge und Freigabelinks, nachdem die Übergabe bestätigt wurde. Prüfen Sie anschließend einen Archivlink und eine wichtige Datei aus Sicht der vorgesehenen Nutzer. Halten Sie Ort, verantwortliche Person und Datum der nächsten Überprüfung fest. Erst dann ist der Bereich so abgeschlossen, dass eine spätere Rückfrage ohne erneute Suche durch alte Chats beantwortet werden kann.